Komplex ügyfélregisztráció felépítése Jira-ban
Challenges
Annak érdekében, hogy a Joint Allocation Office (JAO) folyamatos és zavartalan szolgáltatást tudjon biztosítani, elengedhetetlen egy stabil és hatékony ügyfélregisztrációs platform működtetése, az ügyfelek adatainak gyors és zökkenőmentes rögzítése.
Kezdeti hibák
Bár a JAO korábbi, 1.0-s verziójú ügyfélregisztrációs platformja az automatizációra, a cégenkénti csoportosításra és az email alapú belső kommunikáció kiváltására fókuszált, már a kezdetektől fogva számos kihívással nézett szembe.
Az ügyfelek csoportosítása a megadott e-mail domainek alapján történt, melyek mindig egy vagy több céghez voltak társítva. Bár ez a rendszer egyszerűsítette a regisztrációs folyamatot, hiszen a regisztrálni kívánó személynek csak be kellett írnia az e-mail címét, majd kiválasztania a megjelenő céges listából a megfelelőt, az új e-mail domainek hozzáadása manuálisan történt. Ez gyakran emberi hibákhoz vezetett, hiszen egyetlen elütés, egy pont helytelen elhelyezése vagy egy szóköz hozzáadása máris azt eredményezte, hogy az e-mail cím egy teljesen más céghez került társításra. Ennek következményeként gyakoriak voltak a duplikációk, és az ügyfelek nem látták egymás ticketjeit sem.
Emellett a rendszer működése jelentős mértékben alapult egyedi, custom JavaScript megoldásokra. Bár ezek a megoldások rugalmasságot biztosítottak, ugyanakkor bonyolulttá, sebezhetővé és nehezen frissíthetővé tették a rendszert.
Mindezek miatt döntött úgy a JAO, hogy szükség van egy továbbfejlesztett, fenntarthatóbb ügyfélregisztrációs platformra.
Summary
Iparág: Kereskedelem
Régió: Nyugat-Európa
Elvárások:
- stabil és hatékony ügyfélregisztrációs platform kialakítása
- ügyfelek adatainak gyors és zökkenőmentes rögzítése
Bevezetett termék(ek):
- Jira Service Desk
- Atlassian Marketplace add-on-ok
Solution
Az új koncepció a JAO ügyfélregisztrációs platformjának fejlesztésében a következő főbb célkitűzéseket foglalta magában: a rendszer erőforrásigényének csökkentése, ideértve a Jira adminisztrálását és az ügyfélszolgálat terhelését, a biztonsági funkciók bővítése, a fenntartható regisztráció és az e-mailes kommunikáció kiváltása. A fenti kritériumokat figyelembe vevő, újonnan kialakított regisztrációs folyamat három fő lépésre különíthető el.
1. Lépés: Feliratkozás és e-mail cím validálás
Az új regisztrációs folyamat első lépése a megadott e-mail cím validálása, melynek célja az alias-ok kiszűrése. Ennek keretében a Jira egy beépített funkcióját használják, amely egy megerősítő e-mailt küld az ügyfél által megadott címre. Amennyiben az ügyfél sikeresen validálta az e-mail címét, bekerül az első projektbe, valamint ebben a fázisban kap a céghez tagságot.
2 lépés: Hozzáférési kérelem
Ebben a lépésben adja meg a regisztráló fél a vállalathoz tartozó EIC kódját, telefonszámot, és itt történik a szerződési feltételek elfogadása is.
A regisztrációs folyamat egyik fontos lépése az EIC (European Identification Code) kód megadása, amely a vállalat egyedi, energiaipari azonosítóját jelenti. Ez a kód egy nyilvánosan elérhető listában szerepel, mely az európai energiaügyi szervezet weboldalán található meg. A rendszer egy REST API híváson keresztül éri el és kezeli ezt a listát, amely így mindig naprakész és pontos információt biztosít a cégek azonosításához. Mivel az EIC kódnak szigorú formai szabályai vannak, a rendszer egy regex (regular expression) validátorral ellenőrzi a megadott kódokat, így garantálva, hogy csak a megfelelő formátumú kódok kerüljenek be a rendszerbe. A félreértések elkerülése végett a megadott kódhoz tartozó vállalat nevét is rögtön jelzi a felület.
Telefonszám megadásánál a Jira beépített kulcs-érték párosát használja a rendszer. A Jira adatbázis ezen szabadon felhasználható részét később a Jira Insight (mai néven Assets) is fel tudja dolgozni.
3. Lépés: Regisztráció elfogadása beépített biztonsági intézkedésekkel
A harmadik, többnyire a háttérben zajló lépés közvetlenül a regisztrációs kérelem elküldése után következik. Folytatásként és biztonsági intézkedésként a Jira a megadott adatokat automatikusan továbbítja e-mail-ben, további feldolgozásra. Amennyiben a céghez még nem tartozik felhasználó, a regisztrációt a JAO ügyfélszolgálata validálja. Amennyiben van regisztrált felhasználó a céghez köthetően, a validálásról szóló értesítőt a már regisztrált felhasználók kapják meg és hagyják jóvá. További biztonsági lépésként a validálást követően a Jira egy további email-t generál, és küld ki, mely tartalmazza a validálás részletes adatait az elfogadótól kezdve, a cégen át egészen az új regisztrálóig.
Add-on-ok és Insight a színfalak mögött
A regisztrációs folyamat közben zajló háttérfolyamatokat több Jira add-on is segíti.
A HelpCenterCorrector nevű, csak Jira szerverekre elérhető ingyenes add-on teszi lehetővé, hogy különböző customer portálokat különböző kondíciókhoz kössenek. Ennek köszönhetően a regisztrációt elindító “Access request” projekthez bárki hozzáférhet, és kérelmet hozhat létre, ameddig egy csoportnak sem tagja. Amikor pedig ebből a projektből automatikusan átkerül egy csoportba, új projektek válnak számára elérhetővé. Továbbá a beépített design funkcióinak köszönhetően még jobban személyre tudják szabni a felületeket.
A JAO oldaláról, az Insight segítségével már a regisztráció korábbi szakaszában az adott felhasználóhoz vagy céghez szöveg alapú megjegyzések fűzhetők, melyek mindvégig elérhetőek maradnak. Továbbá az Insight segítségével tudtak bizonyos biztonsági lépcsőket áthidalni: a második lépést követően, bár a felhasználó még csak a hozzáférési kérelmet küldte el, valójában már tagja a cégnek az Insight-on belül, de nem lát rá a ticket-ekre vagy a cég aktivitására. Ennek köszönhetően a felhasználó összekötése a céggel sokkal könnyebbé vált. Nem utolsósorban az Insight akadályozza meg, hogy validálás vagy elutasítás előtt a regisztráló újabb regisztrációs folyamatot tudjon elindítani.
Az Insight felelt az EIC kód, a cégnév és az egyedi jegyzetek tárolásáért, melyet a Jira “Organizations”-ként képezett le, a Jira pedig a felhasználók adatait és jogosultságai tárolja.
Result
A Jira széleskörű funkcionalitása és rugalmassága, valamint a kiegészítő alkalmazások és az Insight használata a cég számára egyéni igényekhez igazodó, testreszabható rendszer létrehozását tette lehetővé. A komplex ügyfélregisztrációs rendszer megvalósítása hozzájárult a JAO zavartalan és hatékony működéséhez, ügyfeleik számára pedig egy gyorsabb, átláthatóbb és megbízhatóbb regisztrációs folyamatot biztosít.
About the client
A Joint Allocation Office (JAO) vállalata üzemelteti Európa vezető, határokon átnyúló, átviteli kapacitás-kereskedelmi platformját. Az átviteli rendszerműködtetők (Transmission system operator, TSO-k) nevében - Magyarországon ez a MAVIR - a JAO bocsátja árverésre az Európai Unió-ban elérhető hosszú és rövid távú átviteli kapacitás jogokat. Évente több mint 18 ezer árverést tartanak 378 piaci szereplő részvételével, 41 licitációs zónában, összesen 700 millió MWh kapacitással kereskedve.
Mára a JAO vált az európai TSO-k Single Allocation Platform-jává (SAP), mivel képes betartani és teljesíteni az összes szabályozási kötelezettséget és követelményt. Továbbá számlázást, szerződéskötést, jelentéstételt, projekt támogatást és informatikai szolgáltatásokat is biztosít ügyfeleinek.
About the partner
About the product
Jira Service Desk
A Jira Service Desk egy Jira-ra épülő szolgáltatási felület. A Jira Service Desk lehetővé teszi a csapatok számára, hogy minőségi szolgáltatási élményt nyújtsanak, és biztosítja, hogy alkalmazottai és ügyfelei gyorsan segítséget kapjanak.
If you want to try out Email This Issue, check it out on the Atlassian Market Place or contact our team for further assistance!
In-depth expertise, knowledge transfer and Atlassian apps from the highest-level Atlassian partner.