Miért érdemes automatizálni a Jirát, és mi is az automatizálás tulajdonképpen?

Általános elvként elmondható, hogy minden lehetséges kézi megoldást automatizálnunk kell amit lehetséges. Ez a megállapítás a Jira-ra is igaz. Automatizálással növelhető a munkával való elégedettséget és hatékonyságot. Segítségével csapatodnak több ideje lesz más, fontos feladatokkal foglalkozni, és segít nekünk, hogy ne felejtsünk el semmit.

Ebben a blogbejegyzésben kezdőknek gyűjtöttünk össze hasznos információkat. Szeretnénk megismertetni ezt a funkciót azokkal, akik újak Jirában. Hol kezdjünk, mire figyeljünk oda?

Cikkünk végén, Atlassian Tanácsadó kollégáink segítségével összegyűjtöttük a leggyakoribb hibákat, amelyeket az automatizmusok létrehozása és használata közben elkövethetünk.

Melyek azok az alapvető automatizmusok, amelyeket használhatunk, sőt egyenesen kötelező használnunk projektünk, hogy növelhessük projektünk hatékonyságát? Keressük meg együtt a választ!

Kezdésként javasoljuk, hogy próbáld ki a Jira beépített automatizmusait, amelyeket mindössze elég bekapcsolni.

Mielőtt elkezdenéd…Nézzük meg az automatizmusok 3 fő építőelemét.

Eseményindító

MIKOR- Mi legyen a szabály indító eseménye
Ez lehet egy feladat létrehozása vagy frissítése vagy egy külső rendszer jelzése. Ezek mind lehetséges Jira automatizmus eseményindítók lehetnek.

A triggerek ilyen változatossága az egyik legfontosabb oka annak, hogy a Jira automatizálása annyira hatékony.

Feltételek

HA - Milyen körülmények között kellene megvalósulnia az automatizmusnak?
To restrict the events that are triggered, you can optionally include conditions. Once the trigger initiates the automation rule conditions are checked and must pass before the actions are carried out.
For example, the automation rule only moves forward when the issue type is a task.

Műveletek

AKKOR - Mit kell tennie a szabálynak, ha teljesülnek a féltételek?

Ez az automatizmusok végső eleme, mondhatjuk azt is, hogy ami elvégzi a feladatot. Mit is jelent ez? Amikor az eseményindító bekövetkezik és a megfelelő feltételek teljesülnek a szabály lefut amely számos eredményt hozhat. Például létrehoz egy alfeladatot, elküldi jóváhagyásra vagy küld egy slack üzenetet.

Néhány hasznos tipp, mielőtt nekiállnál:

1. Lépésről-lépésre építsd fel a szabályod → Ez a megállapítás minden, különösen az összetettebb szabályokra igaz. Mindenekelőtt fontos, hogy pontosan megértsd az építőelemeket.
2. Készíts egy tesztkörnyezetet szabályod tesztelésére
   Ha még új vagy ebben, javasoljuk, hogy ne mindjárt éles környezetben próbáld ki a szabályok működését. Hozz létre saját “játszóteret” ahol kipróbálhatod az automatizmusok működését, és javíthatod a hibákat.
3. A tesztek során ne rendelj a feladatokhoz valódi felelősöket!
   Ez könnyen vezethet ahhoz, hogy a felhasználók túl sok értesítést kapnak, így adott esetben elveszhetnek a valódi értesítéseik a teszt értesítések között.
4. Használj szűk feltételeket
   A feltételek lehetővé teszik, hogy a műveleteket az adott felhasználási esetekre korlátozza, egyszerűbbé téve az automatizálást.

Most pedig nézzük pár egyszerű, de hasznos automatizálási szabályt.

Példa 1:

Szeretném, ha a “Selected for Development” státuszba érkező feladatok automatikusan hozzárendelődnének egy felelőshöz, amennyiben magas prioritásuak és még nincsenek hozzárendelve.

Alapbeállításként a feladatok nem rendelődnek automatikusan felelőshöz. Azonban ezzel a szabállyal biztosíthatjuk, hogy a magas prioritású feladatoknak mindig legyen hozzárendelt személye, felelőse.

Ez a funkció a munkafolyamat-szerkesztővel is beállítható. Miért válasszuk mégis az automatizmusok használatát?
Amennyiben Jira Projekt Adminisztrátorként dolgozol, megkönnyítheted vele munkavégzésed, hiszen Jira adminisztrátor bevonása nélkül, magad is beállíthatod. Ezzel amellett, hogy időt spórolhatunk, a Jira adminisztrátorok leterheltsége is csökkenthető.

Példa 2:

Tájékoztathatja csapatát a Jira-n kívüli üzenetek küldésével. Ha például szeretnéd azzal indítani a napot, hogy csapatod tagjait értesíted azokról a feladatokról, melyek folyamatban státuszban vannak, de egy hete nem frissültek a kommentek, megteheted.
Készíts egy automatizmust, amely kilistázza a fenti kritériumok alapján érintett feladatokat, majd összegyűjte Slack üzenetetben értesíti a csapatot. Ennek segítségével biztos lehetsz abban, hogy minden érintett csapattag biztosan értesül erről a feladatról.

Végezetül összegyűjtöttük tanácsadó kollégáink legjobb tippjeit! Nézzük meg mik a leggyakoribb hibák, melyeket elkövethetünk automatizmusaink létrehozása közben!

1. Legyél körültekintő, és próbáld meg végiggondolni az összes lehetséges esetet. Például, ha ezt vagy azt kell tennie a szabálynak a feltételek alapján, mi történik, ha új opciót vezetnek be?
2. Teszteld őket a lehető legszélesebb körben. Gondoljon más, eltérő jogosultságokkal rendelkező felhasználókra.
   Például: Adminisztrátor jogosultságokkal rendben lefutó szabály, más szerepkörben lévő felhasználónál hibára futhat.
3. Mindig kövesd az audit logot.  Ha probléma van, a rendszer jelzi, de a hibát önmagában nem tudja orvosolni. Érdemes tehát utánajárni, hogy a szabályok megfelelően végrehajtásra kerülnek-e.

+1 Nem csak a kiváltó hibával, hanem a gyermek/szülő/epikus/kapcsolt problémával is lehet intézkedni.

Kérlek vedd figyelembe, hogy az automatizmus beolvassa ugyan a jegyen lévő  adatokat, a szabály kezdetekor, de ha valamit megváltoztatsz a szabály továbbra is az eredeti értékekkel dolgozik tovább.
Ennek követéséhez egy nagyon hasznos műveletet, az úgynevezett “Re-fetch issue data”-t kell használni. Ezzel menet közben újra lekéred a jegyadatokat, és így már tudsz dolgozni a módosított értékkelalue

Reméljük, hogy blog bejegyzésünkben hasznos információkat találtál a kezdeti lépésekhez. Amennyiben komplexebb problémával találkozol, esetleg elakadnál keresd bizalommal tanácsadói csapatunk tagjait.
Amennyiben kedvet kaptál a további tanuláshoz nézz körül aktuális Atlassian tematikájú képzésink között!