A digitalizációs projektek sikere a vállalati kultúrán múlik. 

‍

Digitalizáció. Vállalati kultúra. Tágan értelmezett fogalmak, ezerféle jelentés, nagy szavak. De mi is pontosan az értelmük? Ha az ember mondandójának tényleg ez a lényege, akkor hogyan mondja el ezt úgy, hogy ne érezze az olvasó bullsh*tbingónak? Erre teszünk itt egy próbálkozást.

‍

A valódi digitalizáció jellemzőinek meghatározásához segítségül hívunk egy olyan példát, ami meglepő módon gyakran előfordul a praxisunkban. Nevezetesen, hogy a széles körben elterjedt, varázslatos excelek helyett hogyan állhatnak a vállalati produktivitás szolgálatába az Atlassian által kínált modern eszközök. Ezután konkrét példákat mutatunk néhány digitalizációs projektünkre, ahol valamilyen excelből gyúrtunk huszonegyedik századi megoldást.

‍

Utána megnézünk két konkrét olyan kultúra-aspektust, amelyek meghatározzák a cégünk haladási sebességét és irányát a digitalizációs sztrádán.

‍

…és, bónuszként adunk nektek egy picike ízelítőt a 9. META-INF Atlassian Day-en debütáló Nagy Produktivitás Körkép nevű kutatásunk vonatkozó eredményeiből.
‍

‍

Mágikus excelek, amelyek megértek a Jira-ra

‍

Digitalizációs projekt alatt mindig valami nagy és bonyolult dolgot képzelünk el: csapatok között egyeztetés és igényfelmérés, hosszas tervezés, specifikáció, majd kiválasztás után valamilyen jó drága szoftvereket bevezetünk, összekötögetjük az API-kat, és kész, teljesen automatizáltan működnek a folyamataink... Pár éve láttunk egy nagy biztosítónál egy olyan értékesítés-digitalizációs projektet, amely 38 rendszert érintett, és végül 1.5 tervezés után akkorára nőtt a budget, hogy a management elkaszálta az egészet. Ismerős?

‍

Pedig legtöbbször azzal is nagy haladást lehet elérni azon a bizonyos sztrádán, ha egy különálló, de már elavult eszközön akarunk javítani. A mindent is megoldó, mágikus excelek fogalma elég elterjedt kishazánkban. Mi is rengetegszer találkozunk ezekkel a varázslatos táblázatokkal, amik felett, lássuk be, a legtöbb esetben eljárt már az idő.

‍

Munkánk során nem egyszer végeztünk ilyen mindentudó excel transzformációt valamilyen Atlassian termékbe. Ha van egy ilyen transzformációs projektünk, azt valódi digitalizációnak nevezhetjük? Igen, és azt is elmondjuk, miért.

‍

1. Igazi kollaborációt tesz lehetővé. A Jira és a Confluence egy egységes, központi platformot biztosít a csapatoknak a projektek, feladatok és problémák kezelésére, az információk valós idejű hozzáférésére és frissítésére. Ez jobb kommunikációt és átláthatóságot eredményez a csapattagok között, ami javítja a termelékenységet és hatékonyságot. Ezzel szemben az excelek gyakran szétszórtan, különböző mappákban és meghajtókon találhatók (vagy nem találhatók) meg, nehézkes a jogosultságkezelés, az egyidejű munkavégzés és a verziókezelés is. 
   ‍
2. Testre szabhatók és automatizálhatók a munkafolyamatok. A Jira testreszabható munkafolyamatokat kínál, amelyeket a különböző csapatok és projektek konkrét folyamataihoz és követelményeihez lehet igazítani. Ez a testreszabhatóság lehetővé teszi a ismétlődő feladatok automatizálását, a folyamatok egyszerűsítését és a manuális hibák csökkentését. Az Excel mint program nem erre lett kitalálva, és bár mágusok valóban elképesztő dolgokra képesek rábírni az excelt, de a végeredmény lesz felhasználóbarát, bonyolultabb folyamatok modellezése átláthatatlan - sokszor csak a guru által ismert - működéshez vezet. 
   ‍
3. Fejlett issue-tracking és szofisztikált riportok érhetők el. A Jira rendkívül erős issue nyomkövetési képességeket kínál, amelyek lehetővé teszik a csapatoknak az issuek létrehozását, priorizálását, hozzárendelését és nyomon követését az egyedileg kialakítható életciklusuk során. A testreszabható irányítópultok és riporting eszközök segítségével a csapatok értékes betekintést nyerhetnek a projekt előrehaladásába, azonosíthatják az elakadásokat és korlátokat, illetve adatalapú döntéseket hozhatnak. Az Excelt nem feladatkezelésre fejlesztették, így nem is rendelkezik kifinomult tracking és riporting funkciókkal.
   ‍
4. Könnyen integrálható más eszközökkel és rendszerekkel. Egy 50 fős cég is simán használ 30-40 rendszert vagy szoftvereszközt, egy hazai nagyvállalat több százat is, köztük sok egyedi megoldást. Az integrációval azt a célt lehet kiszolgálni, hogy minden csapat a számára leginkább megfelelő célszoftvert alkalmazza, úgy, hogy az ott keletkező adatok elérhetővé válnak más rendszerek számára is, valamint ezen szoftverek is használnak más rendszerekből származó adatokat saját működésükhöz. Például a felhasználói adatok egy nyilvántartásban vannak, és minden szoftver innen szerzi az adatokat a saját felhasználói kezeléséhez. Az egyes ökoszisztémák összekapcsolás biztosítja az átlátható együttműködést a csapatok között, valamint a munkafolyamat-folytonosságot. Az excel-táblázatokban leggyakrabban kézi adatbevitelt és adatmódosításokat alkalmaznak, ami adatszigetekhez és kompatibilitási problémákhoz vezethet más eszközökkel.
   ‍
5. Skálázhatóság és támogatás: A modern digitalizációs eszközök lépést tartanak a szervezetek növekvő igényeivel, ami ideális több száz vagy több ezer alkalmazottal rendelkező nagyvállalatoknak. Vállalati szintű támogatást, biztonságot és megfelelőségi funkciókat kínál, biztosítva az adatintegritást és a szabályozási megfelelést. Az Excel-táblázatok, bár hasznosak kis méretű feladatokhoz, nehezebben kezelhetők és hajlamosabbak a hibákra, amikor bonyolult projekteket és nagy adatmennyiségeket kell kezelni, így általában nagyobb méretekben már hatalmas komplexitást hordoznak magukban, és az eszköz maga válik a növekedés gátjává.

‍

A fentiekből talán már érzékelhető, hogy mik a valódi digitalizáció előnyei: az átláthatóság, a közös munka könnyebbsége, az automatizációk mind-mind a produktivitást növelő tényezők.

‍

Tavasszal készült el a “Nagy Produktivitás Körkép” névre keresztelt országos reprezentatív kutatásunk, melyben elsőként mérjük fel a hazai üzleti élet hatékonysági és digitalizáltsági fokát.

Az online kitöltött formokon még szinte meg sem száradt az e-tinta, de egy érdekes, ide kapcsolódó részletet megosztunk veletek: arra a kérdésünkre, hogy “Melyek azok az online rendszerek vagy szoftverek, amelyeket a más kollégáknak szánt feladatok kezelésére, átadására és nyomonkövetésére használnak”, a megkérdezettek közel fele jelölte meg az Excelt. Ezen felül körülbelül minden harmadik válaszadó nyilatkozott úgy, hogy semmilyen módon nem tudja átadni más kollégának adott feladatait, valamint nyomon követni azokat.
‍

‍

Ahogy a fenti keretes írásból is kiderül tehát, van még hova fejlődnünk itthon feladatkezelésben és kollaborációban, és bizony érdemes lehet néhány mágikus excelt felülvizsgálni, hátha eljött az idő a modernizációra, és komoly összegeket lehetne spórolni (vagy épp jelentős kockázatokat csökkenteni) egy, az adott feladatra alkalmasabb tool kiválasztásával. 

‍

Erre mutatunk néhány gyakorlati példát, hátha a kedves olvasó is a homlokára csap. Sokszor ugyanis a legtöbb ügyfelünk nem is gondolná, hogy miket lehet kiválóan átültetni az Atlassian ökoszisztémába. 

‍

1) Beszerzési rendszer kiváltása - ennél az ügyfelünknél (mint oly sok másnál is) Excel alapon történtek a beszerzések, amit még a múlt században implementáltak. Egy idő után a rendszer manuális munka mennyisége és a különböző példányok kezelhetetlenné váltak. Ezért közel 10 év használat után átálltak egy Microsoft Sharepoint / Forms alapú működésre. Ez mindenképpen szintugrást jelentett a folyamatkezelés, az automatizálások és a központosított adatkezelés kapcsán, ám a működésében többször hibát fedeztek fel, és a jóváhagyások is nehézkesen mentek. Újabb 15 év eltelte után került bevezetésre a cégben a Jira Service Management, amelyben a beszerzés és a cafeteria folyamatát is sikerült implementálni. A korábbiak mellett új automatizmusok, valamint többlépcsős jóváhagyási folyamatok bevezetésre kerültek. Azóta több ezer igényt kezelt a rendszer, amely más külső rendszerek integrálásával számtalan további előnyt jelent a cégnek. A beszerzésben pedig a jóváhagyók változtatása is egy pofonegyszerű rutinná vált.

‍

2) Garanciális ügyintézés - a feladat két részből állt. Egyrészt a különböző beszállítói adatbázisok különböző excel file-okban léteztek, eseti frissítéssel és összesítéssel. Ezt váltotta ki egy Assets/Insight alapú adatbázis, amelyben egy webes felületen keresztül mindenki egyszerűen tud keresni, adatokat felvenni és módosítani. Másrészt egy Jira Service Management rendszeren keresztül kialakítottuk a garanciális kérelmek benyújtásának és a hibák bejelentésének teljes folyamatát. Az ügyfél oldalán felvehetők új bejelentések, hibajegyek egy webes felületen, valamint minden ügy státusza nyomon követhető. A support oldalon pedig a cég igényeinek megfelelő workflow-k szerint halad az ügyintézői munka. .

‍

3) Céges autóflotta managementje - kezdetben a cég 50 autót kezelt excelben. Benne volt a nyilvántartásban az autók összes adata, az autókkal kapcsolatos múltbeli és jövőbeni feladatok, a használat nyomonkövetése, foglalási rendszer, financiális információk, stb. A cég gyors növekedés előtt állt, nyilvánvaló volt, hogy előbb-utóbb rengeteg fennakadást fog okozni a nyilvántartás excelben kezelése. Az igényfelméréstől a kész rendszer átadásáig mindössze 3 hónap telt el, tehát sikerült a digitalizációs projektet kicsiben tartani, még úgy is, hogy több integrációt elvégzett a lokális csapat (pl. account management, calendars, etc.). Jelenleg közel ezer autót kezel a rendszer zökkenőmentesen. Azóta egyébként ugyanennél a cégnél már 3 másik üzleti igényt is sikerült az Atlassian platformjain belülre vezetni. Ezt azért érdemes megmelíteni, mert a digitalizáció útja sokszor ez: kis különálló szigetekből lesznek lépésről-lépésre egységes rendszerben kezelt, egy modern digitalizált vállalat elvárásainak megfelelő megoldások.

‍

Lépésről lépésre az űrhajó építés helyett
‍

A megfelelő eszközök kiválasztása azonban messze nem elég a valódi digitalizáció eléréséhez. Az alkalmazottak és vezetők attitűdje, a változásokhoz való hozzáállás, az újdonságok elsajátításához szükséges edukációs környezet megléte vagy hiánya, az agilis felsővezetői gondolkodásmód és a vállalati kultúra még megannyi másik tényezője határozzák meg, hogy egy új folyamat és/vagy szoftver bevezetése mennyire lesz sikeres végül. Ezek közül már korábban említettük az agilis gondolkodást, ami ebben a kontextusban leginkább azt jelenti, hogy a képesek vagyunk kicsiben gondolkodni, lépésről lépésre haladni, egyszerre nem túl nagyot markolni. A biztosítós példánál maradva, ugye el bírjuk képzelni, hogy 1.5 éven keresztül hány alkalmazott, hány tanácsadó, hány beszállító és hány felsővezető dolgozott azon a projekten, amelyben az atyaúristent is modernizálni és automatizálni akarták, és aminek a vége egy óriás kasza lett? Mennyi kidobott erőforrás és mennyi elvesztegetett idő? Sok. Erre szoktuk mondani, hogy űrhajót építeni nagyon nehéz feladat, kezdjük valami egyszerűbbel, pl egy hajtóművel (a valóságban persze a hajtómű is jó bonyolult szerkezet, de értitek a párhuzamot). Aztán közben kitaláljuk, hogy a hajtómű milyen interfészen csatlakozik a következő lépésben tervezendő részhez. Az Atlassian ökoszisztémában ez az egyik legnagyobb előny amúgy, hogy rengeteg ilyen alkatrész megtervezhető és létrehozható benne, amelyek aztán a közös platformból adódóan rendkívül könnyen összekapcsolhatók.

‍

Visszamérés - űrhajóbontáshoz
‍

Még egy érdekességet, tanulságot szeretnénk megosztani veletek. Ugyanis néha akkor sincs minden veszve, ha már felépítettük az űrhajót. Megesett velünk is, hogy engedve az ügyfél nagyot-akarásának, elkészítettük és bevezettük a META-INF Starshipet. Azonban mind tanácsadó kollégáink hozzáállásában, mind az ügyfél szakembereiben és vezetésében ott volt az a hozzáállás, hogy leellenőrizzük: valódi digitalizációt csináltunk-e? Mit jelent ez? Hát azt, hogy nem csak hozzácsaptuk a pezsgőspalackot az űrhajóhoz (bár valószínű nincs az az űrügynökség, amely jóváhagyná ezt), hanem MEGMÉRTÜK, mennyi ember használja azt, amit bevezettünk. Miután nyilvánvaló volt, hogy ez a szám alacsony, a mérnökök összedugták a fejüket, meginterjúvolták a felhasználókat, és rájöttek, hogy túl bonyolult, általánosan mindent is megoldó folyamatmodellt építettek. Így jöhetett az újratervezés egy jóval kisebb scope-pal, az eredmény pedig egy könnyen oktatható, a bevezetés után a teljes felhasználóbázis által használt rendszer lett.

‍

Az agilitás és a visszamérés képessége mellett nem árt, ha hiszünk is a valódi digitalizációban. Ez leginkább azt jelenti, hogy megtérülő befektetésként és nem drága költségként gondolunk rá. A “valódi” jelzőt pedig nem győzzük eléggé hangsúlyozni, főleg a financiális kontextusban. Hány olyan digitalizációs projektet láttunk már, ami még csak átadásig sem jutott, vagy ha pezsgőbontás meg is volt, hazsnálni már sem a bevezetést végző cég, sem az ügyfele / alkalmazottai nem használták. Az ilyen projektekre szánt összeg nyilván ablakon kidobott pénz, és mint olyan, drága, mivel nem térül meg. Nem véletlen, hogy a Boston Consulting Group felmérése szerint mindössze a vállalatok 30%-a tekint befektetésként a digitalizációra. A Deloitte és a Forrester méréseiben is megkérdezett cégek IT költéseinek 50-72% feletti része megy a működtetés fenntartásra, és csak 19-28% innovációra. Lerágott csontnak tűnő gondolat, hogy aki új technológiákba fektet, innovál, digitalizál, az jobban kezeli a mostanában oly gyakori válságokat, az újgenerációs ügyfelek egyre nagyobb tempóban változó igényeit, és az erős versenyt, mégis, lerágott csont ide vagy oda, látjuk, hogy csak minden harmadik cég lép a megvalósítás mezejére. A digitalizációs projektek tervezésekor tehát a vállalati kultúránk megfelelőségének ellenőrzése mellett az IT budget innováció/működtetés arányát is érdemes figyelembe venni, és minden esetben ROI-t kalkulálni.