Az 1 részünk neked projektekről

Cégünk minden évben legalább 1 non-profit szervezetnek teljesen ingyen bevezeti az Atlassian hatékonyságnövelő megoldásait, mivel csatlakoztunk a Pledge 1% mozgalomhoz, melynek az Atlassian az egyik alapítótagja. Az 1 részünk neked programra bármelyik, magyarországi telephellyel rendelkező non-profit szervezet pályázhat, amely megfelel az Atlassian "Community License Request" feltételeinek. Mi azt vállaljuk, hogy segítünk a non-profit licensz pályázat elkészítésében, bevezetjük a közösen kiválasztott és egyeztetett megoldásokat, betanítjuk a kollégákat a rendszer használatára és kezelésére, valamint a bevezetés után pedig még 3 hónapig támogatjuk a használatot és segítünk minden felmerülő kérdésben. Az általunk vállalt munkamennyiség összesen 100 óra projektre, amibe azért elég sok minden belefér...

HEROSZ Állatotthon, az Atlassian bevezetés előtt

2018-ban több pályázó közül választottuk ki végül a HEROSZ - Székesfehérvári Állatotthont, hogy az Atlassian termékek és appjainak bevezetésével növeljük a hatékonyságukat, és elősegítsük a szervezetet abban, hogy a sok papírmunka helyett inkább az állatokra tudják fordítani azt az időt, amelyet a Jira és a Confluence segítségével megspórolnak.

A HEROSZ-tól két lelkes csapattag volt az összekötőnk, Andi és Zsolt, közülük Zsolt már rendelkezett korábbról némi Jira tapasztalattal, úgyhogy mondhatni, már kész tervvel találtuk magunkat szemben, amikor elkezdtük felmérni az igényeket, és beszélni a megvalósításról. Az alapvető cél az volt, hogy segítsük a menhely dolgozóit és önkénteseit, megkönnyítsük a mindennapjaikat. Hosszú évek óta kitartóan dolgoznak az állatokért, időt és pénzt nem spórolva, mert ha segítségre szoruló állatokról van szó, az nem számít. Az önkéntesek segítségével már rengeteg fejlesztést sikerült véghezvinni a menhelyen, de az adminisztrációs munka automatizálása, digitalizálása olyan akadály volt, amelyet még nem tudtak megoldani, mivel eddig nem volt olyan dedikált, eltökélt, szakmai tudással rendelkező csapat, aki végigvitte volna velük ezt a folyamatot a kezdetektől egészen a végéig. Nagyon vágytak erre, mert a szűkös erőforrások miatt fenntarthatatlan volt a papír alapú munka. A proakivitásuk és motivációjuk rengeteget segített a közös munkában és emberileg is jó érzéssekkel gazdagodott a META-INF csapata az Atlassian eszköztárának bevezetése során.

A kiindulási pont az volt, hogy minden adminisztráció papíron törtét, szinte mindenhol duplán, illetve esetenként triplán. A papír alapú adminisztráció nagy hátránya, hogy nehéz a visszakeresés, a statisztikák, beszámolók készítése. Így a kelleténél sokkal több időt emészt fel, amit amúgy az állatokra és a beérkező vendégekre tudnák fordítani. A cél az átfogó erőforrás újratervezés keretében azt volt, hogy modernizáljuk a meglévő rendszert és digitalizájuk, automatizáljuk a folyamatokat, minimálisra csökkentve a dolgozók adminisztrációs terheit. Első körben a fehérvári menhely 7 alkalmazottját, és körülbelül 20 önkéntesét vontuk be a rendszerbe. Hosszútávú célnak azt tűztük ki, hogy az országban található mind a hat HEROSZ menhely bekerüljön a rendszerbe, ami nagyjából 20 alkalmazottat és 70-100 önkéntest jelent. Mivel hosszútávon gondolkodtunk, egyből 100 useres Jira Software és Confluence licenszeket igényeltünk erre a célra az Atlassiantól. Ők ugye csak az aktív felhasználói lennének a rendszernek, az egész projekt hatása azonban ennél jóval kiterjedtebb. Közvetve mindenkit érintene, aki bármilyen szinten kapcsolatba kerül valamelyik HEROSZ menhellyel, legyen az állatot örökbeadó, vagy akár örökbefogadó. Mivel sokkal hatékonyabbá válik a kommunikáció azáltal, hogy azonnal rákereshető állatok vannak a menhelyen, sokkal gyorsabban ki lehet elégíteni az igényeket is. Országos szinten pedig akár menhelyek között is lehet majd keresni, ezzel elősegítve minél több állat gazdára találását. 2017-ben kb. 6000 ember fordult meg csak a fehérvári HEROSZ menhelyen.

A projekt

A megvalósítási terv nem volt túl bonyolult, Atlassian Jira Software boardok segítségével álmodták meg az állatok kezelését, ahol a kártyák használatával jól látható, hogy milyen állat (issue type) éppen milyen státuszban van, milyen nemű, mikor született, és melyik kennelben található. A board mögött egy egyszerű, "minden státuszból minden státuszba el lehet jutni" jellegű workflow áll, természetesen némi korlátozással: ha már nincs értelme státuszt váltani (mert például örökbefogadták, vagy elhullott az állat), akkor ne is lehessen. A részletesebb nézetben ennél több információt is lehet látni az állatokról, elég sok custom fieldet kellett beállítani, hogy lefedjünk minden igényt, de a Jiraban ez nem jelent gondot. Ahogy természetesen az sem, ha a különböző állatokhoz más és más custom fileldek kellenek, ezeket screen sémákkal probléma nélkül tudtuk kezelni. A boardon alkalmaztunk még quick filtereket arra az esetre, ha például az egyik vagy másik állatfajra, vagy a bekerülés módjára szeretnénk leszűrni. Illetve beépítettünk swimlaneket is arra az esetre, hogyha valamelyik állat fontos oltása épp a lejárathoz közelít, és azt frissíteni kell, ilyenkor ezek az érintett állatok a board tetejére kerülnek egy adott swimlanebe, attól függően, hogy melyik oltásfajtáról van szó. Ez különösen fontos volt, hogy valami figyelemfelhívás legyen erre, nehogy elfelejtődjenek a határidők, és ezt tűnt a legegyszerűbb megoldásnak.

Voltak persze kicsit fejtörősebb feladatok is... Például meg kellett oldani issue szinten, hogy a GDPR és egyéb szabályozások miatt személyes adatokat ne láthasson mindenki, így ezeket a mezőket el kellett rejteni. Ehhez végül a Secure Fields for Jira appot hívtuk segítségül. Volt még olyan igény is, hogy a pontos és hibamentes adminisztráció érdekében adott állatokhoz úgy tudjanak kennelszámot rendelni a menhely dolgozói, hogy azok milyen fajtájú állatok, és azon belül is épp milyen státuszba kerülnek be. Ez azért volt fontos, mert ha például karanténba kell tenni egy kutyust, akkor a kennelszám listájából ne lehessen még csak véletlenül se egy nyúlketrecet kiválasztani. Ehhez némi scriptelés, és a ScriptRunner Behaviours funkciója kellett, meg természetesen egy lelkes, scriptelni tudó és szerető META-INF-es kolléga (kösz Karesz!), és máris megvolt a megoldás.

Fontos volt, hogy valahogy adminisztráljuk az utolsó sétáltatás időpontját is, ami önmagában még nem is nehéz, de azt is biztosítani kellett, hogy ezt a mezőt az önkéntesek is tudják szerkeszteni, akik egyébként semmi mást nem tudnak módosítani az állattal kapcsolatos adatokban. Ezt végül egy semmilyen státuszhoz nem tartozó, "saját farkába harapó" transition segítségével oldottuk meg, amely mindig látható gombot eredményez, amit az önkéntesek is meg tudnak nyomni. Ennek hatására a felugró screenen pedig beírhatják a megfelelő dátumot a mezőbe. A korrekt működéshez szükséges volt még az is, hogy a többi transitionre rakjunk egy-egy conditiont, hogy 'Önkéntes' szerepkörben lévő felhasználó azokat ne tudja nyomkodni, csak ezt az egyet, ami a sétáltatásról szól. Nem esett még szó a különböző szerződésekről, dokumentumokról, amelyeket befogadáskor, illetve örökbeadáskor kell kitöltenie a menhelynek.

Ezekből kaptunk egy-egy mintát, azok alapján pedig létrehoztunk a Confluence-ben mindegyikből egy-egy templatet, ahol természetesen a kitöltendő változók helyét "variables" használatával jeleztük, így segítve a könnyebb kitöltést. Plusz segítségként még a Jira makrót is hadrendbe állítottuk, amely adott issueból a szerződésekbe szükséges adatokat kigyűjti nekünk egy oldalra, így könnyebb bemásolni a megfelelő helyekre, mint a Jira issuet babrálni a szükséges információk beszerzéséhez. Reméljük, hogy az általunk összerakott rendszer hozza majd azt a pluszt, amelyet a menhely csapata elvár tőle, valóban időt spórol nekik, és megkönnyíti a mindennapjaikat. Ha ezáltal már néhány állattal többet tudnak megmenteni, már megérte!

A képzés a csapatok számára munka közben, tapasztalatszerzéssel párosítva történt. A projektmenedzsment elsajátítása így a legéletszerűbb és hatékonyabb.

Folyamatok Jira és Confluence előtt és most

Ahhoz, hogy valóban jól be tudjuk mutatni a Jira használatával beállt fejlődést az állatotthon életében, bemutatunk egy hétköznapi folyamatot, hogy milyen volt a j.e. (Jira előtt) és j.u. (Jira után) korban. A kiválasztott és lentebb bemutatott folyamat az lett, amikor egy állat beérkezik az állatotthonba, egészen addig, amíg örökbe nem fogadják.

Hogy működött korábban?

1. Két példányos átvételi szerződést készítünk (pdf kinyomtatás, kézzel kitöltés), amely tartalmazza:

• a behozó adatait
• a tulajdonos adatait, ha ismert és eltér a behozótól
• az állat ismert adatait
• a megtalálás körülményeit/leadás okát
• aláírásokat, személyi ig. számokat
• dátumot

2. Az átvételi szerződésről a dolgozó átvezeti az adatokat több különböző helyre:

• az adatok két nyilvántartó könyvbe kerülnek az adatvédelem miatt, így van olyan adat, melyet kétszer kell rögzíteni (dátum, állat egyes adatai)
• megtörténik az állat kennelbeosztása (ezt hetente többször kell javítani a telepvezető gépen)
• megtörténik az állat létszámbavétele
• ha egy személy több állatot hoz, akkor minden adatot többször kell a nyilvántartó könyvekbe bevinni

3. A nyilvántartó könyvekből a telepvezető számítógépre viszi az adatok egy részét (Excel táblákba)

4. Amíg az állat nálunk van, addig is vannak dokumentációs és adminisztrációs teendők:

• az állattal kapcsolatos változásokat rögzítjük a könyvekben
• a későbbi állategészségügyi adatokat dátummal rögzítjük, ezeket a havi statisztikai lapon is külön vezetjük, kitöltjük az oltási könyvet, melyet örökbefogadáskor a gazda megkap
• külön naplót vezetünk:
• a betegkezelésekről
• a műtétekről

5. Az állat kiadásakor a két nyilvántartó könyv adatai alapján készül el a kétpéldányos kiadási szerződés (pdf kinyomtatás, kézzel kitöltés)

6. A kiadási szerződés alapján a telepvezető felviszi az ilyenkor rögzítendő adatokat számítógépre (excel táblákba)

7. A kiadási szerződés másolata alapján a chipezett állatok adatait az állatorvos rögzíti a PetVetData rendszerben
.

Mi a helyzet a bevezetést követően?

Az új rendszer által leegyszerűsödött az adminisztráció, időt takarítottunk meg, melyet az állatokra fordíthatunk.

• Mostantól nem kell kétszer, vagy többször rögzíteni az adatokat, a telepvezető valós időben látja és menedzseli a változásokat.
• A szerződések kitöltése nem kézzel, hanem gépen történik, mely figyelmeztet a kötelező mezőkre, nem lesz kimaradó adat, így nő a pontosság.
• A kennelbeosztás sokkal egyszerűbb, csak egy mezőértéket kell állítani, ráadásul adott státuszba átmenetkor csak adott kennelek közül lehet választani, kizárva a hibázást, és így a többletmunkát.
• Ha több állatot hoz be valaki, nem kell többszörösen minden adatot felvinni, tudunk másolni, klónozni már létező adatlapot.
• Számítógépen rögzítjük a változásokat, melyek így bármikor könnyen visszakövethetőek, könnyen kinyerhetők az adatok. Lehetővé vált a statisztikák könnyed elkészítése.
• Nagyon nehéz feladat az oltások, féreghajtások elvégzésének, ismétlésének nyomonkövetése, a rendszer itt is jelentős segítségnek bizonyult, jobban oda tudunk figyelni az állatok egészségére.
• Megszűnt a kétszeres papír alapú naplózás, leegyszerűsödött az utánkövetés, bármilyen változás, fontos információ könnyen visszakereshető.
• Az állatorvos azonnal látja a változásokat és másolás segítségével tudja rögzíteni az adatokat, nem kell kézzel lemásolnia a kiadási szerződést, így ez is jóval egyszerűbb és gyorsabb lett.

Összességében azt lehet mondani, hogy már rövidtávon is, de hosszútávon mindenképp felgyorsulnak az adminisztrációs folyamataink, könnyebben tudjuk kezelni az állatokat, pontosabban tudjuk hogy melyikükkel épp mi történik, vagy mi történt korábban, illetve az örökbeadáskor is nagy segítség, hogy sokkal könnyebben tudunk szűrni különböző tulajdonságokra, mint eddig.

"Épp tegnap meséltem az egyik önkéntesünknek, hogy már el sem tudom képzelni hogy dolgozhattunk a Jira nélkül. A taggyűlésre öröm volt elkészíteni a beszámolót a statisztikák, diagramok segítségével."

• A story 3 percben: HEROSZ Állatotthon | 1 részünk neked adományprogram
• Krepsz Gyöngyi meetup előadása: Jira az állatvédelemben - speciális felhasználási módok és megoldások | Magyar Atlassian Meetup