This post was last updated more than 1 year ago. Some content may be out of date.
Alkalmatlan eszközzel elkövetett, fáradságos munkavégzés, szerény eredményekkel.
Ez a rövid diagnózisunk a jelenségre, amikor egy cég dolgozói félig digitalizált, félig analóg infrastruktúrát használva ugranak neki naponta feladataiknak, hogy a hatékonyságot kitartással, a sikerességet látványos worklogokkal kompenzálva éljék túl a hetet. Nem tudjuk, hány magyar vállalatot érint a diagnózis, de tavasszal végzett országos kutatásunk azt sejteti, többet, mint kellene.
Nagy Produktivitás Körképünkben 1000 magyar fehérgallérost kérdeztünk meg, milyen csatornákon kommunikálnak egymással és a céges rendszerekkel, és mennyire segíti őket a digitalizáció, hogy valódi érték kerüljön ki a kezük alól. Bár számos „látványdigitalizált” szervezetet ismertünk már meg belülről, a válaszok helyenként minket is megleptek. A legtöbb cégnél alig ismerik a valódi kollaborációt, döcög az online tudásmegosztás, az osztályok pedig néha azt sem értik, milyen nyelven beszél az IT, amikor egy hibabejelentésre visszakérdez.
Az ITSM ilyen és ehhez hasonló problémákat tűz a céltáblájára, de erős, koncepcionális alapon. E szerint az IT egyfajta belső beszállítóként nyújt megbízható és az üzletet támogató szolgáltatásokat saját belső ügyfeleinek. A HR vezetőnek, a jogtanácsosnak, a kontrollernek vagy éppen a sales asszisztensnek.
Az ITSM egyszerre szemlélet, stratégiai látásmód és credo a CIO számára, amire szakmai munkáját alapozhatja. De talán éppen ezért néha kicsit megfoghatatlan, a kevésbé filozofikus hajlamú CIO-knak pedig máris túl elméleti. Ha azonban keretrendszerként tekintünk rá, máris több fogódzót találunk hozzá.
A rugalmas keretrendszer jó tulajdonsága, hogy nem feltétlenül a nulláról kell nekivágni a kialakításának. Sőt, a legjobb, ha a nullpont helyett rögtön a szervezet meglévő fájdalompontjaira háromszögelünk, és innen kezdjük el az építkezést. Mutatunk is három meglehetősen súlyosat, amit a Nagy Produktivitás Körkép belső ügyfelek visszajelzései alapján azonosítottunk.
Országos körképünk szerint a magyar szellemi foglalkozásúak háromnegyede döntően még mindig email-ben és telefonon kommunikál a kollégáival. Igen, az IT helpdeskkel is. Különösen pikáns, hogy a technológiailag legadaptívabb, 500 főnél nagyobb vállalatok 84%-ában is az email az elsődleges kommunikációs eszköz.
Tudjuk, hogy a belső kommunikáció a magyar vállalatok többségében erős korszerűsítésre szorul. Ez azonban nem jelenti, hogy az új technológia, például a ticketing, bevezetésének helyén tarra kell vágni a céges kultúra részévé vált korábbi platformot.
Megszoktuk és szeretjük az emailt, és még jó ideig velünk is marad. Bár a társ osztályoknak (például a helpdesknek) küldött feladatok, hibabejelentések nyomonkövetésére és adminisztrálására nem alkalmas, egy korszerű ticketing rendszerrel integrálva jól támogathatja az aszinkron munkavégzést és az automatizmusokat.
Vannak cégek, ahol a kollektíva a vállalati belső chaten, például a Slacken éli az életét. Itt a jegyfeladás integrációja a conversational ticketingben teljesedhet ki, azaz a ticket bármikor becsatornázódhat a mindenki számára otthonos chatelés folyamába.
Miközben a távmunka már szinte mindenütt bevett gyakorlat, a home office sok helyen még olyan, mint egy limitált hozzáférésű munkaállomás. A válaszadók több mint fele szokott távolról dolgozni, egynegyedük azonban ilyenkor kevésbé hatékonynak érzi magát, mint odabent. Elsősorban azért, mert nem férnek hozzá a belső rendszereken tárolt anyagokhoz, de néha még az online platformokhoz sem.
Persze néha bent sem jobb a helyzet. A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok után kutat, amikre sürgősen szüksége lenne. Az elvesztegetett idő csak egyik része a problémának, a másik, hogy a dolgozók kiesnek a flowból, ami rendesen alávág a produktivitásnak. Nemcsak az egyén, de a csapat és végső soron a vállalat szintjén is.
Vannak benne sorok és oszlopok, meg a büdzsét is kiszámolja, úgyhogy projekt tervezésre is jó lesz – volt-e valaha olyan projektmenedzsment meeting, ahol valaki hangosan kimondta ezt a mondatot? Nem valószínű. A szellemi dolgozók 44 százaléka mégis Excelben vezet projekt jellegű feladatokat, abban adja át őket kollégáinak, majd próbálja nyomon követni a történéseket.
A kutatás szerint a magyar cégek kevesebb mint fele használ olyan feladatkezelő szoftvert, amivel egy projekt tisztességesen levezényelhető. Pedig az ilyen rendszerek nemcsak a projektmenedzser életét teszik könnyebbé, de a kollégák, csapatok közötti együttműködést is ösztönzik és nem utolsósorban a projekt sikerességét is elősegítik. Akik ilyet használnak, nagyon elégedettek: 83%-uk azt nyilatkozta, hogy egyértelműen hatékonyabbá teszi a munkájukat.
Ticketing, kollaboráció, projektmenedzsment platform: ha valahol érdemes elkezdeni az ITSM keretrendszer építését, ez a három fejlesztési terület az. Hiszen a szolgáltatásközpontú IT küldetése, hogy mederbe terelje az akadozó folyamatokat, közelebb hozza egymáshoz a szervezet üzleti és informatikai területeit, és elindítsa a céget a kollaboratív működés útján.
Ehhez az első lépés, hogy az IT egy olyan ticketing rendszert vezet be, ami nem töri kerékbe az évtizedes kommunikációs hagyományokat, és a leganalógabb kolléga is szívesen használja. (Például mert a jegyfeladó rendszert szeretett e-mailjével házasítja. Ezt tudja az Atlassian Jira szoftvere, a META-INF által fejlesztett Email-this-issue pluginnal.)
A második lépés, hogy az IT kiszabadítja a vállalat projektjeit az Excel rácsaiból, és megmutatja, milyen eredményeket érhet el a csapat egy rendes kollaboratív projektmenedzsment platformmal. (Mindeközben az is megtarthatja benne a táblázatait , aki mindhalálig ragaszkodik kedvenc oszlopos-soros nézetekhez. Ezt tudja a Jira Cloud for Excel).
A harmadik lépés, hogy az IT a cég nap mint nap keletkező dokumentumait és az ezekhez vezető hozzáférési csatornákat olyan online platformra helyezi, amit a kollégák bárhonnan elérhetnek, és aszinkron módon vagy éppen egyszerre is továbbfejleszthetnek. (Például a Confluence bevezetésével – aminek a sok nyílt hivatkozású Google dokumentum miatt eleve aggódó jogi osztály is kifejezetten örülni fog.)
E három terület akkor fog a leggyorsabban fejlődni, ha az IT, az említett ambiciózus koncepciónak megfelelően, szolgáltatásként nyújtja, üzemelteti a cég összes osztálya és csapata számára. Ezzel még ugyan nem végzett el minden munkát, de elindította egy fejlettebb működési kultúra meggyökeresedését a vállalatnál. Ahol nincs több alkalmatlan eszközzel elkövetett, fáradságos munkavégzés, csak kreatív munkaflow, ami értéket teremt.
Ez a bejegyzés több mint 1 éve frissült utoljára, a tartalom bizonyos elemei elavultak lehetnek.
Alkalmatlan eszközzel elkövetett, fáradságos munkavégzés, szerény eredményekkel.
Ez a rövid diagnózisunk a jelenségre, amikor egy cég dolgozói félig digitalizált, félig analóg infrastruktúrát használva ugranak neki naponta feladataiknak, hogy a hatékonyságot kitartással, a sikerességet látványos worklogokkal kompenzálva éljék túl a hetet. Nem tudjuk, hány magyar vállalatot érint a diagnózis, de tavasszal végzett országos kutatásunk azt sejteti, többet, mint kellene.
Nagy Produktivitás Körképünkben 1000 magyar fehérgallérost kérdeztünk meg, milyen csatornákon kommunikálnak egymással és a céges rendszerekkel, és mennyire segíti őket a digitalizáció, hogy valódi érték kerüljön ki a kezük alól. Bár számos „látványdigitalizált” szervezetet ismertünk már meg belülről, a válaszok helyenként minket is megleptek. A legtöbb cégnél alig ismerik a valódi kollaborációt, döcög az online tudásmegosztás, az osztályok pedig néha azt sem értik, milyen nyelven beszél az IT, amikor egy hibabejelentésre visszakérdez.
Az ITSM ilyen és ehhez hasonló problémákat tűz a céltáblájára, de erős, koncepcionális alapon. E szerint az IT egyfajta belső beszállítóként nyújt megbízható és az üzletet támogató szolgáltatásokat saját belső ügyfeleinek. A HR vezetőnek, a jogtanácsosnak, a kontrollernek vagy éppen a sales asszisztensnek.
Az ITSM egyszerre szemlélet, stratégiai látásmód és credo a CIO számára, amire szakmai munkáját alapozhatja. De talán éppen ezért néha kicsit megfoghatatlan, a kevésbé filozofikus hajlamú CIO-knak pedig máris túl elméleti. Ha azonban keretrendszerként tekintünk rá, máris több fogódzót találunk hozzá.
A rugalmas keretrendszer jó tulajdonsága, hogy nem feltétlenül a nulláról kell nekivágni a kialakításának. Sőt, a legjobb, ha a nullpont helyett rögtön a szervezet meglévő fájdalompontjaira háromszögelünk, és innen kezdjük el az építkezést. Mutatunk is három meglehetősen súlyosat, amit a Nagy Produktivitás Körkép belső ügyfelek visszajelzései alapján azonosítottunk.
Országos körképünk szerint a magyar szellemi foglalkozásúak háromnegyede döntően még mindig email-ben és telefonon kommunikál a kollégáival. Igen, az IT helpdeskkel is. Különösen pikáns, hogy a technológiailag legadaptívabb, 500 főnél nagyobb vállalatok 84%-ában is az email az elsődleges kommunikációs eszköz.
Tudjuk, hogy a belső kommunikáció a magyar vállalatok többségében erős korszerűsítésre szorul. Ez azonban nem jelenti, hogy az új technológia, például a ticketing, bevezetésének helyén tarra kell vágni a céges kultúra részévé vált korábbi platformot.
Megszoktuk és szeretjük az emailt, és még jó ideig velünk is marad. Bár a társ osztályoknak (például a helpdesknek) küldött feladatok, hibabejelentések nyomonkövetésére és adminisztrálására nem alkalmas, egy korszerű ticketing rendszerrel integrálva jól támogathatja az aszinkron munkavégzést és az automatizmusokat.
Vannak cégek, ahol a kollektíva a vállalati belső chaten, például a Slacken éli az életét. Itt a jegyfeladás integrációja a conversational ticketingben teljesedhet ki, azaz a ticket bármikor becsatornázódhat a mindenki számára otthonos chatelés folyamába.
Miközben a távmunka már szinte mindenütt bevett gyakorlat, a home office sok helyen még olyan, mint egy limitált hozzáférésű munkaállomás. A válaszadók több mint fele szokott távolról dolgozni, egynegyedük azonban ilyenkor kevésbé hatékonynak érzi magát, mint odabent. Elsősorban azért, mert nem férnek hozzá a belső rendszereken tárolt anyagokhoz, de néha még az online platformokhoz sem.
Persze néha bent sem jobb a helyzet. A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok után kutat, amikre sürgősen szüksége lenne. Az elvesztegetett idő csak egyik része a problémának, a másik, hogy a dolgozók kiesnek a flowból, ami rendesen alávág a produktivitásnak. Nemcsak az egyén, de a csapat és végső soron a vállalat szintjén is.
Vannak benne sorok és oszlopok, meg a büdzsét is kiszámolja, úgyhogy projekt tervezésre is jó lesz – volt-e valaha olyan projektmenedzsment meeting, ahol valaki hangosan kimondta ezt a mondatot? Nem valószínű. A szellemi dolgozók 44 százaléka mégis Excelben vezet projekt jellegű feladatokat, abban adja át őket kollégáinak, majd próbálja nyomon követni a történéseket.
A kutatás szerint a magyar cégek kevesebb mint fele használ olyan feladatkezelő szoftvert, amivel egy projekt tisztességesen levezényelhető. Pedig az ilyen rendszerek nemcsak a projektmenedzser életét teszik könnyebbé, de a kollégák, csapatok közötti együttműködést is ösztönzik és nem utolsósorban a projekt sikerességét is elősegítik. Akik ilyet használnak, nagyon elégedettek: 83%-uk azt nyilatkozta, hogy egyértelműen hatékonyabbá teszi a munkájukat.
Ticketing, kollaboráció, projektmenedzsment platform: ha valahol érdemes elkezdeni az ITSM keretrendszer építését, ez a három fejlesztési terület az. Hiszen a szolgáltatásközpontú IT küldetése, hogy mederbe terelje az akadozó folyamatokat, közelebb hozza egymáshoz a szervezet üzleti és informatikai területeit, és elindítsa a céget a kollaboratív működés útján.
Ehhez az első lépés, hogy az IT egy olyan ticketing rendszert vezet be, ami nem töri kerékbe az évtizedes kommunikációs hagyományokat, és a leganalógabb kolléga is szívesen használja. (Például mert a jegyfeladó rendszert szeretett e-mailjével házasítja. Ezt tudja az Atlassian Jira szoftvere, a META-INF által fejlesztett Email-this-issue pluginnal.)
A második lépés, hogy az IT kiszabadítja a vállalat projektjeit az Excel rácsaiból, és megmutatja, milyen eredményeket érhet el a csapat egy rendes kollaboratív projektmenedzsment platformmal. (Mindeközben az is megtarthatja benne a táblázatait , aki mindhalálig ragaszkodik kedvenc oszlopos-soros nézetekhez. Ezt tudja a Jira Cloud for Excel).
A harmadik lépés, hogy az IT a cég nap mint nap keletkező dokumentumait és az ezekhez vezető hozzáférési csatornákat olyan online platformra helyezi, amit a kollégák bárhonnan elérhetnek, és aszinkron módon vagy éppen egyszerre is továbbfejleszthetnek. (Például a Confluence bevezetésével – aminek a sok nyílt hivatkozású Google dokumentum miatt eleve aggódó jogi osztály is kifejezetten örülni fog.)
E három terület akkor fog a leggyorsabban fejlődni, ha az IT, az említett ambiciózus koncepciónak megfelelően, szolgáltatásként nyújtja, üzemelteti a cég összes osztálya és csapata számára. Ezzel még ugyan nem végzett el minden munkát, de elindította egy fejlettebb működési kultúra meggyökeresedését a vállalatnál. Ahol nincs több alkalmatlan eszközzel elkövetett, fáradságos munkavégzés, csak kreatív munkaflow, ami értéket teremt.