Ez egy vendégposzt egy néhány fős Atlassian Expert csapattól, a StiltSofttól, akik a JIRA és a Confluence fehérorosz rajongói. A StiltSoft egy Atlassian Verified Vendor, akik többek között a Smart Attachments for JIRA, a Table Filters for Confluence és az Awesome Graphs for Bitbucket add-onokat fejlesztik. Ebben a blog posztban bemutatják, hogyan rendszerezhetők a feladatok és a csatolmányok JIRA-ban minimális ráfordítással és maximális hatékonysággal, valamint hogyan erősíti egymást a Smart Attachments for JIRA és a JIRA Email This Issue addon.

A JIRA feladatok teljes körű menedzsmentje az Email This Issue és a Smart Attachments add-onokkal

A világon egyre többen kezdik használni az Atlassian JIRA rendszerét projektmenedzsment céljából, előre meghatározott munkafolyamatok vagy fejlődés követésére. Mindezt egy platformon belül.

Az újabb és újabb add-onok és bővítmények az Atlassian Marketplace-en gyűlnek össze, és teszik élvezetesebbé a JIRA és más Atlassian termékek használatát.

Ebben a blog posztban két add-ont mutatunk be: ezek az Email This Issue és a Smart Attachments.

Az Email This Issue beállítása

Ez az add-on a JIRA-ban konfigurált bejövő és kimenő mail szerverek alapján működik. A bejövő szervernél a Mail Handlert is szükséges bekonfigurálni, hogy fel tudja dolgozni a külső email címekről érkező emaileket, és új feladatként vagy megjegyzésként adja hozzá már létező témákhoz.

Ezen kívül az email sablonokat is tudunk definiálni. Személyre szabható a HTML sablonban, Velocity kóddal további mezőkre hivatkozhatunk, az email tárgyában megjeleníthetünk custom field-eket, stb.

Továbbá többféle értesítés is létrehozható külső partnerek/ügyfelek vagy más JIRA használók számára, melyeket bizonyos JIRA események lefutásakor küld ki a rendszer. Akár beállíthatunk előre definiált automatikus válaszüzeneteket azoknak, akik benyújtanak egy kérést, és így tovább.

Ahhoz, hogy az emaileket minél jobban testreszabhassuk a megfelelő célokra, az email küldés kontextusát is meg lehet határozni. Megadhatjuk, hogy mely projektekre, feladatoktípusokra, JQL lekérdezésekre, email sablonokra, küldőkre és email címekre vonatkozzon a kontextus.

Az Email This Issue lehetővé teszi, hogy az egyes szituációkra külön-külön kialakítsunk valamilyen email küldési szabályt, és meghatározzuk a használni kívánt email sablont.

Kérések menedzselése az Email This Issue-val

Ebben a blog posztban bemutatjuk annak a lokalizáló ügynökségnek a működését, amely a lokalizáló kéréseket kezeli a JIRA Email This Issue add-onon keresztül.

A játékfejlesztő cégekből érkező ügyfeleink gyakran adnak be olyan kéréseket, melyekhez rengeteg email lokalizációs fájl tartozik. Rövid videókat, a játék szereplőinek szóbeli utasításait, dokumentumokat, promóciós anyagokat és a felhasználók különböző csoportjaihoz tartozó felületi forrásokat csatolnak a kérésekhez.

Egy átlagos kérés 8-10 különböző formátumú fájlt tartalmaz. Ez csak további problémákat okoz a lokalizációs menedzsereknek a fordítási fájlok elhelyezésekor, és a felhasználóknak szánt, már lefordított fájlok kiválasztásakor.

A Email This Issue add-on megoldja ezeket a problémákat, és kezeli az összes ilyen típusú bejövő kérést, újakat hoz létre a hozzá kapcsolódó JIRA projektben, vagy új megjegyzésként hozzáadja már létező témákhoz.

Csatolmányok rendszerezése a JIRA feladatokon belül

A Smart Attachments a legjobb eszköz arra, hogy hatékonyan rendszerezzük a JIRA ügyek csatolmányait.

Ez az add-on lehetővé teszi, hogy kategóriákat hozzunk létre a csatolmányokon belül, amiket a továbbiakban a csatolmányok csoportosítására és gyorsabb elérésére is használhatunk. Továbbá ezeket a kategóriákat feladattípusokhoz rendelhetjük, így azok esetén fognak csak megjelenni. Beállíthatunk hozzáférési tilalmakat különböző felhasználóknak, csoportoknak vagy projekt szerepeknek

Alapértelmezés szerint az összes új kérésből érkező csatolmány a lokalizációs kategóriák fájljaiban tárolódik. Ahhoz, hogy a különböző csatolmányok automatikusan különböző kategóriákba kerüljenek, a projekt adminisztrátornak először konfigurálnia kell a post function-t, ami a fájlformátum alapján automatikusan elrendezi a csatolmányokat. Ez a művelet akkor fut le, amikor a lokalizációs menedzser a feladat státuszát megváltoztatja Nyitottról „Folyamatban"-ra.

Amint a lokalizációs menedzser a csatolmány fordításához jut, tisztán látja a különböző fájlformátumokat a különböző mappákban.

Lokalizáció menedzsment és csatolt fájlok

A lokális források feltöltése alatt, a fordítók a Smart Attachments add-ont a dokumentumok verziók menedzselésére használhatják. Ezzel egyszerre több dokumentum verziót is követhetnek, és megjegyzéseken keresztül bármikor kérhetik a csapat segítségét.

Ha több lokalizációs menedzser dolgozik különböző típusú tartalmakon, mindegyikük kiválaszthatja azt a csatolmányt, amelyet hozzá szeretne adni az ügyfél emailjének végső verziójához.

Az Email This Issue add-onnak ez a funkciója lehetővé teszi a menedzsernek, hogy minél gyorsabban kiválassza azt a befejezett fájlt, amit az ügyfélnek szeretne küldeni. Ez biztosítja, hogy a feladatok konzisztensek maradjanak, és megakadályozza, hogy a csatolmány egy régebbi verzióját vagy az eredeti verziót küldjék vissza az ügyfélnek.

Megerősítő email küldése az ügyfélnek

A lokalizációs folyamat utolsó lépéseként a projekt menedzser megírja a záró emailt, és visszaküldi az összes lokalizált fájlt az ügyfélnek. Az Email This Issue lehetővé teszi a menedzsernek, hogy ezt közvetlenül a JIRÁ-ból tegye meg. Itt a projekt menedzser pontosan meg tudja adni, hogy kiknek szeretné küldeni az Emailt, kiválaszthatja a megfelelő email sablont és a levél további jellemzőit.

Minden csatolmány, ami a Csatolmány hozzáadása mezőben található, automatikusan hozzá lesz csatolva az emailhez.

A projekt menedzser a teljes levelezés történetet vissza tudja követni a feladat Emailek fülén.

Az add-onok együttes használata

Az Email This Issue és a Smart Attachments együttes használata nem egy lehetőség, hanem kötelező, abban az esetben, ha rendszeresen több csatolmány cserél gazdát email formájában. Az Email This Issue add-on lehetővé teszi a bejövő emailek gyors és hatékony feldolgozását, és szabályozza a külső felhasználók küldött emaileket. A Smart Attachments segíti a JIRA-ban nehezen kezelhető, emailben küldött tucatnyi csatolmány rendszerezését.

Próbáld ki az Email This Issue és a Smart Attachments add-onokat most!