Elakadó üzenetek, kilométerhosszú email-ek, Excelben vezetett projektek, egymás mellett elbeszélő munkatársak, akik gyakran órákat töltenek a hanyagul mentett fájlok keresgélésével.

Eddig senki sem mérte még fel, mennyi fejfájást okoznak ezek az egészen hétköznapi problémák a magyar vállalatoknak. Ahogy azt sem, milyen súlyos következményekkel járnak, ha hosszú távon kezeletlenül maradnak. Úgy döntöttünk, megtesszük mi, és az NRC piackutatóval közösen elkészítjük Magyarország első reprezentatív produktivitás kutatását. 

 A Nagy Produktivitás Körképben 1000 fehérgalléros dolgozó mondta el nekünk, hogyan látja saját munkáját és cége működését egy olyan világban, ahol a technológia kéznél van, de gyakran mégsem használják. Ebből a kutatásból osztunk most meg pár izgalmas részletet. Ha kíváncsi a teljes képre, töltse le eBookunkat, amely 35 oldalon teljes szélességében és mélységében foglalja össze a felmérést. 

Email helyett meetingek, munka helyett doksi keresés

A kollaboráció, a kommunikáció és a tudásmegosztás gyengeségei nem mindig nyilvánvaló módokon jelentkeznek a vállalati kultúrában. Néha egészen ártatlannak tűnő mozzanatok, apró hétköznapi jelenségek mögött bújnak meg, miközben lassan, de biztosan aláássák a cég működését, és nemcsak az üzletnek, de a munkamorálnak is súlyos károkat okoznak. Ilyen, velünk élő kétes szokás például a konstans meetingelés hagyománya. 

„Ez a meeting egy email is lehetett volna” – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A kutatásunkban megkérdezettek közel kétharmada legalább heti 1-2 alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti 3-4 találkozót is inkább e-maillel váltana ki. 

A frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti 1-2 meetinget tart időpocsékolásnak. 

A munkavégzés természetes flow-ját nemcsak az időrabló meetingek akasztják meg, de az is, ha nincs kéznél az éppen a szükséges információ. A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát, minden huszadik válaszadónak 2-3 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, információk után kutat, melyekre sürgősen szüksége lenne. 

A rossz hír, hogy a hanyagul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk az alkotó lendületből, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek és a tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni. 

Hiába a sok jó ötlet, ha nem jut el a döntéshozókhoz

A belső kommunikáció zavaraival is sokat küzdenek a magyar fehérgallérosok.  A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid után hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről. Mindez a munkamorál és a munkavállalói elkötelezettség gyengüléséhez is vezethet, miközben az üzleti innováció számára is veszteség. 

Gyenge lábakon áll a kollaboráció, és még mindig az Excel a cégek csodafegyvere

Általában igaz, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál gyakoribb a kollaborációs platformok alkalmazása. Ezek azok az eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy egy csapat tagjai közös munkát végezzenek, és információkat, tudást osszanak meg egymással – akár egy dokumentum közös szerkesztéséről, akár komplex projekt végigviteléről van szó. 

A megkérdezettek csupán 40 százalékának áll rendelkezésére valamilyen eszköz a munkahelyén erre a célra. A kollaboratív rendszerek használata csak az IT területen mondható gyakorinak, itt a csapatok körülbelül háromnegyede használ ilyet. A legrosszabb a helyzet az értékesítési és beszerzési egységeknél, ahol a kollaboratív eszközök elterjedtsége mindössze 30% körüli.

A kollégáknak szánt feladatok átadására és nyomon követésére bevethető feladatkezelő rendszerek segítenek elkerülni a párhuzamos munkavégzést, és automatizmusokkal váltják ki az időrabló adminisztrációt. A megkérdezettek mintegy fele olyan helyen dolgozik, ahol használnak ugyan erre a célra valamilyen szoftvert vagy platformot, de 44 százalékuk esetén ez az eszköz a nem éppen erre a célra kifejlesztett Excel. 

Érdekes, szinte generációkon átívelő jelenség, hogy amit csak lehet, Excellel és más táblázatkezelővel akarunk megoldani, amiben némileg a magyar lélek erős barkácsolásra való hajlama nyilvánul meg. Pedig ma már vannak célszerszámaink is a kiadott feladatok és a projekt alakulásának lekövetésére.

A feladatkezelők használatában leginkább az oktatási szektor van lemaradásban (23%), de az egészségügyben és a közigazgatásban is átlag alatti az elterjedtségük, miközben a válaszadók jelentős többsége (83%) szerint ezek a rendszerek igenis hatékonyabbá teszik a munkavégzést. Ahol nem használnak ilyen eszközt, 73 százalékban e-mailben adják át a feladatokat…

A munka lendületét megakasztó és az üzleti hatékonyságot visszavető apró jelenségek szinte minden szervezeti egységben tetten érhetők. A Nagy Produktivitás Körkép fejezetei az időhatékonyság, kollaboráció, távoli csapatmunka, tudásmegosztás, és információáramlás aspektusaiból veszik sorra őket, de nemcsak a problémák feltárásával foglalkoznak, hanem az elkerülésükre is megfogalmaznak javaslatokat.
‍

A témát feldolgozó ingyenes eBook itt tölthető le:

Letöltés most