Vállalati szolgáltatásmenedzsment - Önkiszolgáló létesítménygazdálkodás
Az Email This Isssue lehetőségeit ebben a bemutatóban próbálhatja ki, melyek a következők:
- A Mail Handler "csak megjegyzésre” (comment only) történő használata a Jira Service Management Ügyfélportállal együtt
- Automatikus e-mail jóváhagyás
- Automatikus értesítések küldése egyedi e-mail sablonok segítségével, a feladat eseményei alapján
- Megjegyzések hozzáadása a már meglévő kérésekhez a bejövő e-mailekből
- E-mailek küldése az Email This Issue workflow post-funkciójával
Létesítménygazdálkodás használatának részletes leírása
Egy képzeletbeli cég alkalmazottai a következő kéréseket intézhetik a cég létesítménygazdálkodási csapatához:
- Mobiltelefon flotta igénylés
- Autóflotta igénylés
- Belső költözési kérelem
- Étkezési igény
- Tárgyaló foglalási kérelem
- Karbantartási kérelem
Minden kérés kérelem típusok formájában jelenik meg a létesítménygazdálkodási projektben, az alkalmazottak a vállalati ügyfélportálon keresztül nyithatnak meg kérelmeket a csapat felé.
A kérelem típusoknál bizonyos mezőket az igénylőnek kötelező kitölteni, például rendszám, étkeztetés típusa, tárgyaló, stb.
A kérés benyújtása után új kérelem jön létre a létesítményi csapat (Facility Team) számára, amely alapján a csapat elvégzi a szükséges feladatokat, miközben az automatikus értesítő e-mailt küld a munkavállalónak, megerősítve a kérése részleteit.
A csapat tagjai a kérelmek feldolgozása során nyilvános megjegyzéseken keresztül kommunikálnak az alkalmazottakkal. Az észrevételek nem csak a kérelemben jelennek meg az Ügyfélportálon, hanem e-mailben is eljutnak a kérelmezőhöz. Ez megkönnyíti az alkalmazottak számára, hogy e-mailben és az Ügyfélportálon keresztül is válaszoljanak a létesítménygazdálkodási csapatnak. Az alkalmazottak válaszai nyilvános megjegyzésként kerülnek be az adott kérelembe.
Mivel az autóflottával kapcsolatos kérelmek nagy értékű beszerzésnek számítanak, minden kérelmet jóvá kell hagynia az adott üzletág vezetőjének. Az autóflotta-kérelem létrehozása után a létesítményi csapat elküldi a jóváhagyási kérelmet az E-mailek This Issue workflow post-funkciója segítségével. Az üzletágvezetők a kérelmet közvetlenül a levelezőprogramjukból is jóváhagyhatják vagy el is utasíthatják, a Jóváhagyás vagy Elutasítás gombra kattintva. Amennyiben szükséges, visszaküldhetnek egy feljegyzést is, melyben részletesen ismertetik döntésük okát.
A kérés megoldását követően egy automatikus e-mail értesítést kap a kérelmet benyújtó alkalmazott.
Engedje meg, hogy végigvezessük Önt az autóflotta-igénylés folyamatán. Közeleg a nyár, ezért tegyük fel, hogy szüksége van egy új gumiabroncs-készletre a céges járművéhez.
1.) Munkavállalóként lépjen be a cég Ügyfélportáljára. Ne felejtsen el fiókot létrehozni magának!
2.) Miután bejelentkezett, válassza az "Autóflotta kérés" (Car fleet request) lehetőséget. Töltse ki a mezőket, és küldje el kérését.
- Ön, mint alkalmazott hamarosan kap egy e-mailt, amely megerősíti kérelme benyújtását.
3.) Most a létesítményi csapat tagjaként jelentkezzen be a demo környezetbe és lépjen a Létesítménykezelés projektbe.
A bejelentkezési adatok a következők:
• Felhasználónév (Username): testagent
• Jelszó (Password): metademoagent
Nyissa meg a Létesítménygazdálkodás (Facility Management) projektet, és keresse meg az alkalmazottként létrehozott kérést a feladatkulcs alapján az "Autóflotta kérelem" (Car fleet request) sorban. Győződjön meg róla, hogy a kérést saját magához (a teszt ügynökhöz) rendelte hozzá.
4.) A létesítmény csapat tagjaként lehetősége van a kérelmezővel nyilvános megjegyzéseken keresztül kommunikálni. A kérelmet benyújtó munkatárs e-mailben értesítést kap az új észrevételekről, és válaszát elküldheti a vállalati ügyfélkapun vagy e-mailben is Önnek. Az E-mail This Issue NextGen kezelője gondoskodik arról, hogy a válasz e-mail nyilvános megjegyzésként naplózásra kerüljön a kérésben.
5.) Mivel a járművekkel kapcsolatos beszerzések nagy értékű beszerzést jelentenek, a létesítmény csapat tagjaként be kell nyújtania a jóváhagyási kérelmet egy képzeletbeli üzletágvezető számára.
6.) Üzletágvezetőként jelentkezzen be e-mail fiókjába, és keresse meg a jóváhagyó e-mailt. Kattintson a „Jóváhagyás” (Approve) vagy az „Elutasítás” (Decline) gombra a kapott e-mailben. Érdemes egy rövid megjegyzést is hozzáadni a válasz e-mail törzséhez, amelyben megindokolja döntését.
• Futtassa a "Jóváhagyásra emelést" (Raise for Approval), és adja hozzá az üzleti egység vezetőjének e-mail címét a "Jóváhagyó e-mail címe" (Approver Email Address) mezőhöz. Ez elküldi a jóváhagyási e-mailt az egység vezetőjének az E-mail This Issue workflow poszt-funkciója segítségével.
7.) Ha az üzletágvezető jóváhagyta, a kérelem automatikusan "Folyamatban" (In progress) státuszba kerül. Elutasítás esetén a kérelem „Kész” (Done) állapotba kerül, és a rendszer automatikus e-mailt küld a kérelmet benyújtó alkalmazottnak.
8.) Ha a szükséges beszerzés megtörtént, érdemes a Kész gombbal készre jelenteni. Ebben az esetben is automatikus értesítést kap a kérelmező.
Egyes e-mail szolgáltatók a @metainfdemo.net domainről küldött e-maileket SPAM-ként kezelhetik, ezért azt javasoljuk, hogy figyelje a levelezőprogramja SPAM mappáját a bemutató során. Levelezési fiókjában a @metainfdemo.net domain e-mail címeit is engedélyező listára helyezheti.
In-depth expertise, knowledge transfer and Atlassian apps from the highest-level Atlassian partner.